4 Gru

COWORKING – making of

(0)

To oczywiste, że nie ma jednej recepty na dobre biuro coworkingowe. Każde, w którym ludzie chcą pracować i czują się dobrze jest dobre. Każdy Coworker ma swoje wymagania i przyzwyczajenia dlatego już na początku trzeba mieć świadomość, że nie da się tak zaaranżować przestrzeni by zadowolić każdego. I bardzo dobrze! Przecież nasze biuro nie będzie adresowane do wszystkich ludzi na świecie – tylko do wybranych. I zasadniczo właśnie od tego trzeba zacząć – czyli od zbadania/określenia naszego targetu. Wbrew pozorom możliwych grup docelowych jest bardzo dużo. Coworking jest na tą chwilę chyba najbardziej uniwersalnym i najszerszym narzędziem do pracy, a fakt że póki co głównie adresowanym do freelancerów oznacza, że jest ogromna przestrzeń do rozwoju i do działania.

Dzisiejszy wpis będzie miał charakter stricte techniczny – ot zwykła lista możliwości. Zapraszam 🙂

Żeby było łatwiej posegregowałem wszystko co chcę przekazać w trzy bloki: przestrzeń, wyposażenie i outsourcing. W każdym bloku będę de facto pisał o tym samym, ale za każdym razem z innej perspektywy. Proponuję więc zapoznać się z listą do końca, a później – komentować :).

PRZESTRZEŃ:

  • sekretariat/recepcja – od tego wszystko się zaczyna; to pierwsze miejsce jakie zobaczy gość/klient/odwiedzający/przyszły Coworker; musi być wizytówką biura – od tego jak będzie urządzony sekretariat w dużej mierze zależy klimat całości; warto zadbać by: był przejrzysty (im mniej dystraktorów w zasięgu wzorku klienta tym lepiej), funkcjonalny (jeśli dwóch klientów będzie chciało skorzystać w tym samym czasie to by jeden z nich nie musiał wychodzić z budynku by zaczekać na swoją kolej) i zachęcający (cokolwiek by to miało znaczyć w praktyce :));
  • printing room czyli mały pokoik, w którym dokonuje się druk; chodzi o to by wyizolować stuki, szumy i inne dystraktory emitowane przez te urządzenia z przestrzeni roboczej; poza zwykłą drukarką A3 z funkcją ksero i faksu, można tu także umieścić ploter albo drukarkę 3D; jeśli się da (architektonicznie) można tą przestrzeń sensownie połączyć z sekretariatem;
  • sklepikalbo oddzielne, wynajęte komuś miejsce (przy dużych i bardzo dużych powierzchniach), albo „za plecami” sekretariatu – by zminimalizować koszty i mieć tą samą osobę do obsługi; a co w sklepiku? – najpotrzebniejsze rzeczy – rano świeże drożdżówki, od czasu do czasu domowe wypieki, przekąski słodkie i słone, gumy do żucia, papierosy (? – tylko pod warunkiem, że w biurze znajduje się wydzielona dla palaczy powierzchnia), napoje (może być pod to vending), energetyki, gazety, drobne artykuły piśmiennicze i inne mniej lub bardziej przydatne rzeczy; po co to? – głównie po to by Coworker miał wszystko na miejscu – by nie musiał latać po mieście w poszukiwaniu „artykułów pierwszej potrzeby”;
  • chill out roompo sekretariacie, to drugie najważniejsze miejsce; tutaj przestrzeń musi być zaaranżowana tak by rzeczywiście można było się wyciszyć, odpocząć, zrelaksować; pufy, wygodne fotele, sofy to podstawa; jeśli ktoś będzie chciał sobie zrobić drzemkę zrobi to właśnie tutaj; wiadomo, że każdy m2 jest cenny bo za każdy się płaci – ale nie ma co oszczędzać na tej akurat powierzchni – byłoby fajnie żeby zmieścił się tu stół do piłkarzyków czy przestrzeń do rozłożenia play station; również ława, na której można położyć kubek z kawą nie powinna przeszkadzać; dobry sprzęt grający też nie zawadzi – bo to jedyna przestrzeń gdzie wspólnie można słuchać muzyki – poza tym obszarem obowiązuje – podstawowa zasada – miej dobre słuchawki;
  • kuchnia – to trzecie i ostatnie najważniejsze miejsce; wiadomo – kawa, herbata i energetyki – czyli jednym słowem kofeina to jest to co Coworkerzy lubią najbardziej; kluczowym miejscem będą okolice ekspresu do kawy, sam ekspres nie musi być dobry (drogi) ale koniecznie MUSI ZAPARZAĆ DOBRĄ KAWĘ – bez tego można w ogóle nie robić coworkingu; poza miejscem na ekspres musi się znaleźć także przestrzeń pod lodówkę, blat roboczy, zlewozmywak i kuchenkę mikrofalową, a jeśli dodatkowo znajdzie się przestrzeń na stół i kilka kuchennych krzeseł (taboretów) to tym lepiej; kuchnia, podobnie jak chill out room, to będzie miejsce, w którym wszyscy będą się spotykać – nie tylko Coworkerzy pracujący w open space, ale także pracownicy firm, wynajmujących minibiura – a to nie tylko okazja do tego by powymieniali ze sobą myśli i poglądy, ale także okazja do tego by przekazać im cenne ogłoszenia, przemycić reklamy od sponsorów oraz zachęcić do zapisu na różne atrakcje (meetupy, szkolenia, warsztaty, konferencje, pokazy, odczyty, etc.); do tego celu świetnie nadaje się „tablica ogłoszeń” korkowa lub suchościeralna lub taka pół na pół;
  • toalety – chciałoby się napisać, że to czwarte z trzech najważniejszych miejsc w biurze, ale nie chcę nadużywać tego przymiotnika i to w stopniu najwyższym; tak czy inaczej to też ważne miejsce – i bardzo ważne by było tam czysto :); ilość WC powinna być uzależniona od ilości Coworkerów, ale uważam, że dwa WC to niezbędne minimum – nikt nie powinien stresować się tak przyziemnymi kwestiami jak fizjologia;
  • open space – serce coworkingu, miejsce tętniące życiem; należy je urządzić tak by każdy miał przestrzeń do pracy (miejsce na laptopa/komputert + notes => to minimum); duża ilość naturalnego światła też będzie atutem; a dobre ogrzewanie i sprawna wentylacja dla tej przestrzeni są po prostu kluczowe; standard można znacząco podnieść montując klimatyzację, ale od razu trzeba narzucić jasne zasady – na przykład temperatura 21 st. C – bo w przeciwnym razie będziemy mieć niekończące się wojny, gdyż jak łatwo się domyśleć każdy ma inny próg komfortu termicznego;
  • minibiura – czyli podstawa stabilnego biznesu; niestety na samym open space nie da się sformatować biznesu tak by był on stabilny – nadrzędną regułą jest przecież elastyczność – Coworkerzy przychodzą i odchodzą, pracują na godziny, na kilka dni w miesiącu, albo tylko wtedy kiedy akurat są w mieście; do tego dochodzi okres wakacyjny, kiedy każdy wolny człowiek chce mieć wakacje :), a przecież czynsz i inne opłaty trzeba zapłacić; minibiuro to tak na prawdę idealne rozwiązanie dla tych już bardziej okrzepłych firm – taki naturalny etap rozwoju po open space; minibiuro łączy w sobie zalety coworkingu (na przykład dostęp do wspólnych powierzchni, których dzięki temu nie trzeba już wydzielać we własnym biurze) z własnym biurem (odizolowana, zamknięta przestrzeń do pracy i do przechowywania dokumentów firmowych); kolejną zaletą nie do przecenienia jest to, że w przypadku zdobycia większego zlecenia nie trzeba od razu zmieniać biura na większe tylko dotrudnionych (do zlecenia) pracowników można rozlokować „pod okiem” czyli w sąsiadującej z minibiurem przestrzeni coworkingowej; z resztą tych zalet jest o wiele więcej o czym później; warto w tym miejscu tylko zaznaczyć, że cena takiego minibiura zawiera w sobie nie tylko samą powierzchnię, ale także właśnie dostęp do całej infrastruktury lokalowej (recepcja, chill out room, kuchnia, toalety), jest to o tyle ważne, że wynajmując biuro trzeba zadbać także o te przestrzenie, które zajmują miejsce, a które nigdy nie są w pełni wykorzystywane – no chyba, że przy potężnym biurze (>150 m2) a to już przecież następny etap rozwoju; zaletą minibiur (zdyskontowaną w cenie) jest także ich pełne wyposażenie – dzięki czemu Najemca w cenie najmu ma nie tylko biuro z dostępem do rozbudowanych części wspólnych, ale również opłatę za dzierżawę sprzętu i wyposażenia, który w przeciwnym razie musiałby kupić lub leasingować – a cały koszt najmu (łącznie z dzierżawą sprzętu i wyposażenia) wliczany jest w podstawę opodatkowania!;
  • gabinet – zwany też „biurem na godziny” – czyli minibiuro do wynajmu na godziny (nie jak „normalne minibiuro” z umową długoterminową) tylko na godziny – po prostu część ludzi będzie potrzebowała wspólnie ze sobą popracować we wspólnej przestrzeni przez określony czas; albo też popracować „na konkretach” z klientem – zasadniczo nic nie stoi na przeszkodzie, żeby odpowiednio elastycznie urządzić meeting room tak by mógł być reprezentacyjny kiedy trzeba się oficjalnie spotkać z klientem, oraz funkcjonalny by można było  w nim też normalnie popracować jeśli zajdzie taka potrzeba;
  • sala konferencyjno-szkoleniowa – to właściwie państwo w państwie, można oczywiście dostęp do tej sali zawrzeć ryczałtowo w opłacie na korzystanie z open space czy minibiura, ale de facto obowiązuje tutaj zasada pay per use – płacisz jak korzystasz; dobrą praktyką są dwa cenniki – jeden dla klientów z zewnątrz i drugi dla Coworkerów; sala szkoleniowa musi być jak najbardziej uniwersalna tak by można w niej było zorganizować warsztaty „na podłodze”, konferencję przy stole (konferencyjnym oczywiście) oraz szkolenie/wykład w tak zwanym ustawieniu teatralnym; dobre wyciszenie, możliwość zaciemnienia sali oraz klimatyzacja to nie ekstrawagancja tylko standard; dobrze by było żeby była gdzieś na uboczu i najlepiej jak najbliżej wejścia żeby nikt nikomu niepotrzebnie nie przeszkadzał; koniecznym jest prowadzenie grafiku tej sali – nawet z opcją internetowej rejestracji – zasada „kto pierwszy ten lepszy” świetnie się tutaj sprawdza i dopinguje Coworkerów do wczesnej rejestracji sal; dobrze zarządzana sala konferencyjno-szkoleniowa powinna być obłożona w każdy weekend i przynajmniej w 40% w dni powszednie; jej wypromowanie na zewnątrz coworkingu powinno odbywać się niezależnymi kanałami – tak jakby była to po prostu oddzielna firma;
  • meeting roomkiedy sala konfernecyjno-szkoleniowa żyje własnym życiem i nie da się jej już wziąć „ot tak, od razu” wtedy pojawiają się problemy: 1) jak i gdzie spotkać się z klientem? – dla pracujących na open space to problem raczej marginalny bo oni jeżdżą do klienta, ale już dla tych z minibiur to sprawa całkiem poważna bo ich – „poważniejsi” – klienci często chcą sprawdzić kooperanta i przynajmniej jedno z spotkanie z całego cyklu transakcyjnego chcą odbyć w siedzibie wykonawcy, 2) gdzie porozmawiać nad projektem w oderwaniu do zgiełku? – tu sytuacja jest odwrotna i dotyczy coworkerów z open space głównie – gdzieś trzeba czasem usiąść z zespołem (małym, kilkuosobowym) i rozwiązać problem, albo zwyczajnie gdzieś się zamknąć by na spokojnie podzwonić; mały (nawet 6 m2) meeting room genialnie rozwiązuje sprawę – warto więc o nim pamiętać już na etapie projektowania bo później, kiedy sala konferencyjno-szkoleniowa zaskoczy, może być za późno i nasi Cworkerzy zaczną odpływać do innych lokalizacji dających im taki komfort; oczywiście na meeting room też można robić zapisy (również on-line) żeby nie było bałaganu, a korzystanie z tego miejsca (w określonym zakresie) powinno być już wkalkulowane w czynsz minibiura czy biurka;
  • studio – oddzielne pomieszczenie, maksymalnie jak się da uniwersalne (najlepiej kwadrat nie mniejszy niż 4x4m) dostępny dla wszystkich Coworkerów (w abonamencie lub za dodatkową opłatą) do robienia „tych wszystkich dziwnych rzeczy, których się nie da robić w biurze”; czyli w szczególności może to być miejsce pracy fotografa (fotografowanie produktów do sklepów internetowych to w dzisiejszych czasach świetny biznes), albo dla Yutuberów (Twórcy internetowi to dziś bardzo szybko rosnący rynek, wygrywają z telewizją i robią to dobrze – a im lepiej to robią tym bardziej profesjonalnego sprzętu i powierzchni do nagrań potrzebują :), albo dla ludzi wytwarzających dziwaczne prototypy (wehikuły czasu, czy „zwykłe” beacony – to wszystko wymaga miejsca, w którym można spokojnie popracować – ale nie jest to praca przy komputerze tylko praca wymagająca sporego bałaganu – kabelki, rezystory, zapach kalafonii, etc.); studio może służyć też jako pracownia dla różnego rodzaju artystów, projektantów odzieży, etc, czy nawet za swego rodzaju showroom;
  • ciągi komunikacyjneostatni temat to ciągi komunikacyjne – tutaj nie ma większej filozofii – ważne by były tak zaplanowane by zajmowały jak najmniej miejsca z ogólnej powierzchni i by należycie (w miarę bezkolizyjnie) komunikowały ze sobą wszystkie obszary biura; to na czym można tu zaoszczędzić to oświetlenie; no i zapomniałbym – nie można zapominać o wyraźnym oznaczeniu dróg ewakuacyjnych oraz punktów p.poż. jeśli występują;

WYPOSAŻENIE:

  • fotele – nie ma nic ważniejszego!; jeśli Coworker ma spędzać swój cenny czas pracowicie wymieniając go na dolary musi mieć poczucie, że jego kręgosłup (i inne części ciała) to wytrzyma; dobry fotel nie musi być drogi, ale niestety zazwyczaj jest; musi być ergonomiczny, musi potrafić dostosować się do ciała i do trybu pracy – ma sprawiać wrażenie, że jest przedłużeniem naszego ciała – po prostu musi być mega komfortowy; jeśli miałby tu być poczyniony jakiś kompromis to lepiej od razu zapomnieć o robieniu biura coworkignowego; kolorystyka nie jest specjalnie istotna (wszak na fotelu się siedzi tyłem :)), ale już materiał z jakiego jest wykonany jak najbardziej tak – nie chodzi o to by był prestiżowy, ale wygodny – oddychający; dobrze oczywiście od razu kupić hurtem takie same fotele do minibur, open space, sali konferencyjno-szkoleniowej, meeting roomu i gdzie tam jeszcze się siedzi – ale nie musi to być zasadą – czasami lepiej będzie zdywersyfikować fotele dostosowując je do określonych pomieszczeń; przecież w sali konferencyjnej wystarczą wygodne krzesła, a w meeting room prestiż może przeważyć nad wygodą;
  • internetdrugi element kluczowy – szybki, pewny i stabilny; jeśli będzie się ciągle wieszał, zwalniał i wywalał – to każdy szanujący się Coworker, nawet pomimo super komfortowego fotela, nam po prostu podziękuje – no cóż bez internetu nie da się pracować; dwa niezależne superszybkie (300/30 Mbit/s) łącza wydają się być dobrym standardem; trzeba jednak pamiętać by transfer dobrać do ilości wszystkich stanowisk (open space + minibiura + sala konferencyjna) i być gotowym na najlepsze – czyli na maksymalne obłożenie;
  • oświetlenie – coworking to miejsce pracy; a czasy kiedy pracowało się przy lampach naftowych już odeszły; dobra jakość oświetlenia to dobra jakość pracy; i nie chodzi tu nawet o same lampy ale o przyjazne źródła światła; oczywiście najlepszym jest słońce – więc duże okna zawsze będą największym atutem; niestety takie źródło światła nie jest dostosowane do naszego trybu pracy (a może to nasz tryb pracy nie jest dostosowany do oświetlenia?) – chmury, czy naturalny tryb dzień/noc – często powodują że jest ciemno wtedy kiedy przydałoby się by było jasno – konieczne są więc sztuczne źródła światła; tutaj ciężko coś sensownego zawrzeć w kilku linijkach tekstu – artykułów w Internecie jest masa, ale i tak trzeba pamiętać, że każde miejsce jest indywidualne i dlatego najrozsądniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze specjalisty od oświetlenia, który pomierzy nam światło (upraszczam) we wszystkich pomieszczeniach i zaproponuje najbardziej optymalne rozwiązania do każdego z nich; inaczej przecież doświetlimy open space i minibura a inaczej chill out room czy salę konfernecyjno-szkoleniową; dobry efekt to efekt całościowy – w chill out room światło powinno sprzyjać relaksacji a w open sapce intensywnej pracy; jedyną wskazówką jaką tu zostawię to to by stosować źródła światła wysokiej jakości, by zwracać uwagę na takie elementy jak: temperatura światła (wyrażana w K (Kelwinach) – do pracy >5300K, białe lub zimne-białe, do odpoczynku <3900K ciepłe) oraz natężenie światła (wyrażane w lx (luksach) – do pracy >500 lx na stanowisko z lampki + ok. 180 lx na każde stanowisko pracy w pomieszczeniu oświetlenia głównego); świetlówki jako oświetlenie główne są bardzo dobrym rozwiązaniem, ale trzeba wybierać te nowoczesne, które trzymają odpowiednie parametry, natomiast na biurko najlepiej sprawdzają się żarówki halogenowe dające punktowe światło na „obszar roboczy”;
  • ekspres do kawy – jeśli idzie o to czy kawa jest dobra czy nie to jest to oczywiście kwestia gustu; nie da się jednak ukryć, że gust osób pracujących w korporacjach jest dosyć wysublimowany, a to przez dostęp do świetnych ekspresów, a to przez bliskość markowych kawiarni; dlatego też takie osoby rezygnując z pracy dla korporacji i przechodząc na swoje czyli do coworkingu oczekują, że nadal będą mieć dostęp do jednej z największych przyjemności w ciągu ciężkiego dnia; i trudno im tej przyjemności odmawiać tym bardziej, że przecież za dostęp do przestrzeni coworkingowej płacą i oczekują poziomu usług zbliżonego do poziomu cenowego; innymi słowy jak chcemy oferować coworking z wysoką ceną musimy zapewnić wysoką jakość; a na tą wysoką jakość składa się właśnie – dobra kawa; jak już jednak wspominałem dobry (drogi) ekspres nie jest tożsamy z dobrą kawą; może przed wystartowaniem warto doradzić się baristy – albo nawet do sekretariatu przyjąć osobę z kursem baristycznym, albo chociaż z doświadczeniem w jakieś renomowanej kawiarni?; to właśnie takie „małe smaczki” budują klimat i bezcenną lojalność klientów;
  • biurkatutaj oszczędność i zdrowy rozsądek już jak najbardziej mogą wziąć górę; wystarczą dobrze skrojone, grube (stabilne) blaty; kluczowe jest sensowne rozmieszczenie tak by z jednej strony do maksimum wykorzystać dostępne miejsce, a z drugiej by zapewnić choć minimum intymności; jeśli jest taka możliwość warto też pomyśleć o takim technicznym rozwiązaniu, które pozwoli łatwo złożyć biurka i uzyskać w ten sposób przestrzeń na szkolenie czy konferencję, a z biurek zrobić stół konferencyjny;
  • piłkarzyki – pozwolą się odstresować, nawiązać przyjaźnie oraz zaspokoić potrzebę ruchu; to takie obowiązkowe must have 🙂 w każdym szanującym się coworkingu; oczywiście można rozbudować ofertę o inne gry zręcznościowe, albo nawet zainwestować w play station – ważne by zapewnić na miejscu ciekawą i drużynową rozgrywkę, która pozwoli choć na chwilę oderwać się od ciężkiej pracy i rozruszać zastane za biurkiem kości;
  • lodówka – duuuuuuuża – albo nawet dwie; w końcu to lodówka nie tylko dla Coworkerów ale także pracowników minibiur; fajnym pomysłem jest umieszczenie w lodówce zamykanych plastikowych pudełek na żywność oznaczonych numerami stanowisk pracy tak by uniknąć sytuacji nieustających walk o deficytową przestrzeń lodówkową; lodówka rzecz jasna nie musi być nowa i z najwyższej półki – wystarczy żeby chłodziła, była duża i cały czas utrzymywana w czystości; nie bez znaczenia jest tez poziom zużycia energii – ale nie można mieć wszystkiego; jedyne co to można przemyśleć sukcesywne wymiany lodówek na większe w miarę wypełniania przestrzeni coworkingowej klientami;
  • sofy, pufy wygodne, ale wcale nie muszą być kosztowne – będą umieszczone w przestrzeni chill outowej więc nie muszą być reprezentatywne, prestiżowe, skórzane;
  • tablica dotykowa fajny, acz niekonieczny gadżet do sali konferencyjno-szkoleniowej; tego typu tablice dedykowane są dla szkół i działają w sprzężeniu z komputerem i projektorem multimedialnym; taka tablica jest więc po prostu ekranem dla rzutnika z tą funkcją że można nawigować treścią poprzez bezpośrednie dotykanie tablicy – czyli nie będziemy potrzebować myszki czy padu na laptopie; jako że ceny sal konferencyjnych w danym mieście są zazwyczaj zbliżone (a przynajmniej zbliżają się do siebie w funkcji czasu), czasami taki gadżet może przesądzić o wyborze właśnie naszej oferty;
  • projektor multimedialnyz koniecznymi przejściówkami do różnych urządzeń ze szczególnym uwzględnieniem produktów Apple – marki kultowej dla środowiska IT; wybór jest bardzo duży, a właściwie każdy projektor dostępny na rynku jest już technicznie dobry;
  • flipchart – tego sprzętu można kupić trochę więcej – standardowy flipchart składa się z tablicy suchościeralnej oraz specjalnej zawieszki do dużych arkuszy papieru; poza salą konferencyjno-szkoleniową z pewnością przyda się w niejednym minibiurze i na sali open space; alternatywą mogą być wieszane na ścianach tablice suchościeralne;
  • drukarka 3D – to również gadżet z tych jak najbardziej niekoniecznych, ale za to dających przewagę – nikt (prawie :)) go nie ma więc przy porównywalnych parametrach ofert taka drukarka może być języczkiem u wagi; inaczej sprawa będzie wyglądała jeśli nastawimy się na twórców, którzy tworzą coś bardziej namacalnego niż „kod źródłowy”; taka drukarka daje możliwość zwizualizowania ostatecznej formy albo produkcji prototypów urządzeń; w szczególności to ostatnie zyskuje na znaczeniu dla branży startupowej związanej z IoT; oczywiście zamiast drukarki 3D można zainwestować w ploter cam/cad, ploter tnący, czy całą masą innych jeszcze bardziej niszowych urządzeń – ale tak na prawdę to na jakie „gadżety” się zdecydujemy powinno zależeć od grupy docelowej na którą się nastawimy;
  • wielofunkcyjne urządzenie biurowe czyli faks, skaner i drukarka A3 w jednym; im lepsze urządzenie tym lepiej, ale i tak kluczowe jest odpowiednie podpięcie jej do wewnętrznej sieci (także przez wi/fi) i monitorowanie dostępu tak by było wiadome jak kogoś później (na przykład na koniec miesiąca) rozliczyć;
  • niszczarka – mało kto zdaje sobie sprawę z zagrożenia związanego z wyciekami poufnych informacji; niszczarka, która nie jest dużym wydatkiem + odpowiednia informacja dla każdego Coworkera to wielki plus/przewaga konkurencyjna; niszczarka może być udostępniona w printing roomie albo dodatkowo podnosić standard minibiur; przy tej okazji można także zwrócić uwagę na problem segregacji odpadów i pozycjonować się jako firma ekologiczna, co zawsze i wszędzie jest mile widziane;
  • laminarka i bindownica – czyli dwa gadżety pod opieką recepcjonistki (żeby nie ginęły bo są niewielkich rozmiarów więc mają do tego tendencję), które mogą pomóc sprofesjonalizować każdą ofertę czy inny ważny dokument naszych Coworkerów;
  • samochód osobowy – no to już przykład skrajnie „odjechanego”, i to dosłownie, coworkingu; niemniej jednak jeśli prowadząc naszą działalność gospodarczą, której częścią jest coworking i tak potrzebujemy samochodu firmowego – nie ma żadnych przeciwwskazań by na zdrowych, wolnorynkowych zasadach udostępnić go także Coworkerom; oczywiście nie ma co liczyć, że akurat ta działalność będzie przynosiła wielki dochód (raczej nie będzie przynosiła żadnego :)), ale z całą pewnością będzie to kolejny „fajny gadżet”, który być może podczas procesu decyzyjnego przebiegającego u potencjalnego klienta pozwoli przechylić szalę na naszą korzyść; oczywiście dostęp do takiego samochodu „pod nosem” będzie nieoceniony kiedy będzie trzeba nagle gdzieś dalej wyjechać 🙂 – wtedy każdy niezmechanizowany Coworker bardzo nas za to doceni;

OUTSOURCING:

  • wirtualny adres – niestety niezwykle napiętnowana przez Urzędy Skarbowe usługa (kiedyś zamieszczę o tym wpis zapewne dłuższy od tego :)), która cieszy się (mimo to!) ogromnym zainteresowaniem z tego prostego powodu że jest niezwykle wygodna; wiele firm, w szczególności doradczych, czy też bazujących na sprzedaży usług u klienta (np. ubezpieczenia) nie potrzebuje stacjonarnego biura – cała praca odbywa się na spotkaniach u klienta albo w przestrzeni internetowej; rejestracja firmy w domu rodzi wiele problemów – w tym konieczność wydzielania przestrzeni i zgłaszania jej do opodatkowania podatkiem od nieruchomości we właściwym urzędzie gminy; ponadto czasami duże znacznie biznesowe (prestiż) będzie miało miasto, w którym takiej rejestracji się dokona – jeśli przedsiębiorca mieszka w małej (nierozpoznawalnej) miejscowości – rejestracja w dużym mieście może być dla jego działalności przysłowiowym „być albo nie być”; a czym jest ten wirtualny adres – przede wszystkim zgodą na posługiwanie się adresem biuro coworkignowego jako adresem siedziby swojej firmy, często też jest to umowa ramowa do korzystania z innych usług biura coworkingowego na zasadach pay per use – innym słowy jeśli taki Coworker (z wykupionym abonamentem na wirtualny adres) zechce spotkać się z klientem w sali konferencyjnej lub też w danym miesiącu będzie miał potrzebę popracować przez 10 dni w biurze coworkignowym, czy też skorzystać z innych usług po prostu zostanie mu to doliczone do rachunku według adekwatnego i aktualnego cennika; innymi słowy – podpisanie umowy na wirtualny adres to otwarcie współpracy z biurem coworkingowym w pełnym zakresie usług;
  • wirtualny sekretariat – poniekąd z usługą wirtualnego adresu związana jest usługa wirtualnego sekretariatu; jest ona atrakcyjna nie tylko dla Coworkerów z open space ale także tych z minibiur; oto dlaczego – zakładając firmę, poza biurem dobrze jest mieć osobę, która będzie odbierać telefony, umawiać spotkania oraz obsługiwać pocztę wychodzącą i przychodzącą – gdybyś chciał taką osobę zatrudnić kosztowałoby Cię to kilkakrotnie więcej, a jeśli chciałbyś się tym zająć osobiście – niewiele czasu zostałoby Ci na wykonywanie pracy, która daje Ci pieniądze :);
  • telemarketing – czasami w życiu przedsiębiorcy nadchodzi taki moment kiedy trzeba podzwonić; nie tyle co wykonać jeden czy dwa telefony – ale porządnie podzwonić – przedstawić ofertę, zrobić badania rynkowe, umówić spotkania – to kupa stresującej roboty, a żeby to zrobić dobrze, trzeba się w to zaangażować całym sercem (z resztą jak we wszystko co chce się zrobić dobrze) – oczywiście taką usługę można wynająć gdziekolwiek, ale czy nie łatwiej wynająć ją „na miejscu”?;
  • e-mail marketingpodobny temat do telemarketingu – tu na szczęście jest wiele narzędzi optymalizujących cały proces (ja polecam sendy.pl), ale i tak czasami warto outsourcować ten proces by móc się skupić na core business swojego przedsięwzięcia;
  • dedykowany numer telefonu stacjonarnegoto jeden z tych elementów konstytuujących „prawdziwe biuro” – dzięki nowoczesnym, acz niestety kosztownym rozwiązaniom teleinformatycznym można sprawić by osoby dzwoniące na różne numery dodzwaniały się do jednego wirtualnego sekretariatu w taki sposób by całkiem realna sekretarka wiedziała do jakiej firmy ów kontrahent dzwoni; ta usługa nie ma oczywiście większego sensu w oderwaniu od wirtualnego sekretariatu choć istnieje możliwość by połączenie na taki numer stacjonarny było automatycznie przekierowywane na inny numer na przykład na komórkę właściciela firmy; dedykowany numer telefonu stacjonarnego wraz z wirtualnym sekretariatem i wirtualnym biurem to już całkiem solidny background dla firmy, która nie potrzebuje fizycznego miejsca do prowadzenia swojej działalności;
  • obsługa konferencji/szkoleń – sam wynajem sali konferencyjnej to jedno, ale obsłużenie albo nawet kompleksowe zorganizowanie konferencji to już całkiem inna sprawa; mając w ofercie biura taką usługę Coworker daje zlecenie w postaci zorganizowania konferencji a biuro zajmie się ustaleniem terminów, zaproszeniem gości, pobraniem opłat, obsługą samego spotkania a na końcu rozliczeniem i wystawieniem zbiorczej faktury; znów wszystko po to by Coworker zajmował się core businessem;
  • business consierge – usługa mająca sens w większych biurach i takich nastawionych na „ruchliwych klientów” – czasami przyjedzie kontrahent, którego przed spotkaniem (konferencją) trzeba obsłużyć – zorganizować mu przejazd i nocleg a czasami także i czas wolny – w dużych firmach są od tego ludzie – a w małych – wszystko na głowie „prezesa” – niekoniecznie :); business consierge to także organizacja eventów, obsługa targów i wielu innych czynności około-biznesowych niezwiązanych bezpośrednio z biurem coworkingowym;
  • analityka biznesowa – największe znaczenie ma przed założeniem firmy, kiedy trzeba wszystko dokładnie sprawdzić przed podjęciem jednej z najważniejszych życiowych decyzji – i już wtedy (nie będąc jeszcze klientem biura coworkingowego) można skorzystać z takiej usługi przekonując się równocześnie o fachowości i profesjonalizmie samego biura; a później? – no cóż prowadzenie biznesu to ciągłe podejmowanie decyzji, z których prawie każda może zaprowadzić przedsiębiorcę do sukcesu albo do porażki – warto więc te decyzje opierać na solidnych podstawach; sam „zmysł biznesowy” to stanowczo za mało – z resztą o tym kiedyś też zamierzam napisać 🙂 – bo to niezwykle interesujący temat – wyobraźcie sobie, że owym „zmysłem biznesowym” nazywa się ciąg przypadkowych zdarzeń, które doprowadziły do sukcesu biznesowego – jest to więc typowa sytuacja atrybucyjna – przecenianie czynników wewnętrznych i niedocenianie czynników zewnętrznych (roli przypadku) – jeśli jeden raz w życiu wyrzucę 5 razy pod rząd orła to czy to oznacza, że mam „zmysł do rzucania monetą”? :);
  • księgowość – wygody księgowego na miejscu chyba nie ma co reklamować; dobry księgowy to podstawa prowadzenia firmy, zazwyczaj biuro księgowe współpracujące z coworkingiem oferuje także w ograniczonym zakresie doradztwo podatkowe (optymalizacja podatkowa) oraz obsługę kadrową pracowników; dobry księgowy to taki, który dzięki swojej wiedzy i zaangażowaniu jest w stanie oszczędzić dla firmy więcej pieniędzy niż wynosi jego utrzymanie – przy takim założeniu – wart jest każdych pieniędzy;
  • doradztwo prawne – podejmowanie decyzji w działalności gospodarczej poza tym że obarczone jest ryzykiem biznesowym podlega także ryzyku prawnemu; chodzi tu przede wszystkim o interpretacje przepisów, które bardzo rzadko są zgodne z potocznie rozumianym „zdrowym rozsądkiem” – można i nawet trzeba się na to oburzać ale to nie zmienia faktu, że spędzanie czasu w sądach i na przygotowywaniu się do rozpraw – to nie jest to o czym marzą przedsiębiorcy; doradztwo prawne to przede wszystkim sporządzanie opinii oraz „hotline” w tych z pozoru bardziej błahych kwestiach;
  • obsługa WWW – nie każdy Coworker jest specjalistą od IT, ale każdy przedsiębiorca wie, że skuteczna strona internetowa jest kluczowym elementem sukcesu w dzisiejszej rzeczywistości biznesowej; samo zaprojektowanie skutecznej strony to duże przedsięwzięcie, ale na tym proces komunikacji z rynkiem i otoczeniem biznesowym się nie kończy – zasadniczo dopiero się rozpoczyna; aktualizacja, SEO, kampanie adwords – to wszystko wymaga sporej, specjalistycznej wiedzy i systematyczności; można tą wiedzę zdobywać samemu, a swój czas wygospodarować tak by codziennie znaleźć czas na zajmowanie się swoją witryną internetową – można także przeliczyć czy to się opłaca – to znaczy, ile w czasie poświęconym na WWW można zarobić jeśli więcej niż kosztuje outsourcing tej usługi to się nie opłaca :);
  • obsługa IT – ciężko nazwać to usługą dodatkową – biurowa sieć IT musi działać sprawnie – to jest przecież główny składnik podstawowej usługi – najmu przestrzeni biurowej; niemniej jednak czasami zdarzy się konieczność usunięcia usterki bezpośrednio ze sprzętu komputerowego będącego własnością Coworkerów – wtedy zamiast szukać zewnętrznego „informatyka” dobrze jak taki jest pod ręką – choćby dlatego, że nie doliczy kosztów dojazdu :);
  • hosting – większe biuro coworkingowe może sobie pozwolić na własną serwerownię, a mniejsze może wykorzystać wirtualne serwery i po odpowiednim skonfigurowaniu odsprzedawać część tego miejsca (resell); nie jest to jednak usługa prosta i wymaga dostępu do profesjonalnych administratorów sieci by sprawnie to działało – należy więc dobrze przeliczyć potencjalne koszty, szczególnie te związane z usuwaniem błędów i obsługą procesu reklamacyjnego; jest to jednak usługa warta rozważenia w pakiecie dla Coworkera bo dobrze sformatowana daje mu realne oszczędności i dużą elastyczność w pracy (gotowe hostingi mają ściśle określoną przestrzeń dyskową, przez co odbiorca płaci za miejsce, którego nie używa, a kiedy zaczyna się „dusić” zamiast płynnie zwiększać powierzchnię do potrzeb musi wykupić większy abonament, z którego znów przez większość czasu nie będzie korzystał);
  • catering – tutaj można rozważyć dwa zakresy usług – jeden to usługi z zewnątrz – czyli po prostu takie „dogadanie” się z zewnętrznymi firmami cateringowymi, by dla naszych klientów dostarczali posiłki w specjalnych cenach albo by realizowali specjalne zamówienia w określonym (priorytetowym) czasie; drugi sposób do usługi wewnętrzne – ale żeby stosować taki model trzeba mieć na prawdę spore biuro oraz dostęp do lokalu gastronomicznego na terenie obiektu – jest to zasadniczo druga (zupełnie odrębna od coworkingu) działalność – dlatego uważam, że nie ma sensu jej brać na siebie – lepiej samemu ją outsourcować na kogoś kto ma doświadczenie i umiejętności w branży gastronomicznej;
  • szkolenia i warsztaty wewnętrzne – im bardziej będzie się rozrastało nasze biuro coworkingowe tym większe spektrum specjalistów będzie naszymi klientami; każdy z nich ma unikalną wiedzę i umiejętności, którą może się podzielić z Coworkerami – rolą biura będzie organizowanie wewnętrznych szkoleń i warsztatów, na których będzie możliwa sprawna i skuteczna wymiana wiedzy; ta działalność nie będzie miała wymiaru biznesowego, ale przysłuży się budowaniu lojalności i ułatwi networking; w początkowym okresie można okresowo organizować takie szkolenia przy wykorzystaniu zewnętrznych firm;
  • meetupy – środowisko startupowe uwielbia meetupy, i trudno się temu dziwić; dobra sala konferencyjna, szczególnie w pierwszym okresie – kiedy nie będzie jeszcze wystarczająco obłożona, świetnie będzie się nadawać do organizacji spotkań; nie musimy ich sami organizować – nie jest to wcale takie proste i wymaga sporych nakładów pracy – ale możemy udostępnić naszą salę innym – oczywiście nieodpłatnie – warunkiem będzie darmowe uczestnictwo naszych Coworkerów – a to bardzo dużo;
  • marketing – tu oczywiście zakres świadczonych usług będzie ograniczony jedynie wiedzą i doświadczeniem osób z jakimi będziemy współpracować; najprostszym (niespecjalnie skutecznym, ale zważywszy na to, że bardzo tanim – rekomendowalnym) sposobem jest wspólna gazetkaoczywiście żeby opłacało się ją wydawać ilość chętnych Coworkerów musi przekroczyć masę krytyczną, a dopóki nie przekroczy – można kupować (jako biuro) całą stronę w jakiejś najlepszej, regionalnej gazetce i następnie odsprzedawać (resell) tą powierzchnię „po modułach” naszym Coworkerom – w ten prosty sposób reklama naszego biura Coworkingowego w najlepszej regionalnej gazecie będzie darmowa, a nasi Coworkwerzy zyskają niższą cenę za moduł niż kupowaliby go bezpośrednio, również wydawca zyska bo będzie miał zagwarantowaną całą stronę, a o jej zapełnienie my będziemy musieli się martwić – czyżby po raz pierwszy w historii był to przypadek dealu typu win-win-win? :);
  • research – osoba na recepcji, jak już to wielokrotnie podkreślałem, to wielki skarb! – należy więc jej tak zorganizować pracę by cała dniówka była efektywnie spędzona na budowaniu wartości (w tym także finansowej) naszego coworkingu – tak więc dodatkowa usługa dla naszych Coworkerów, płatna od rekordu, a polegająca na outsourcingu żmudnego procesu przeszukiwania zasobów Internetu w poszukiwaniu konkretnych informacji (na przykład tworzenie baz adresowych) może być tym właśnie dodatkowym zajęciem dla naszej recepcjonistki;
Categories: firma

Leave us a reply

Comments (0)

to-top