Moda na minibiura

1Przychodzi do nas z Zachodu, głównie ze Stanów Zjednoczonych moda na mini-biura. Warto więc wiedzieć czym one są i do kogo są adresowane. Zapraszam!

W dzisiejszym świecie, w szczególności świecie IT, wszystko stoi na głowie. Wielkie korporacje mają się coraz gorzej i coraz bardziej się muszą starać by utrzymać tych najzdolniejszych i najbardziej kreatywnych . Bo to właśnie takie osoby decydują dziś o być albo nie być korporacji. Socjale, prywatne ubezpieczenia medyczne, karty do siłowni, dodatkowe urlopy, egzotyczne wycieczki – to wszystko dużo kosztuje a jest coraz mniej skuteczne. Do tego dochodzą koszty biurokratyczne – utrzymanie takich molochów zabiera mnóstwo energii i środków. Samo wymyślanie i wdrażanie bezsensownych procedur, których stosowanie obniża wydajność i zabija kreatywność kosztuje majątek. A do tego żeby przeciwdziałać biurokracji – zamiast ją likwidować – powołuje się specjalne programy. I tak zamyka się błędne koło.

2

A na to wszystko nakłada się jeszcze gigantyczna zmiana świadomościowa nowego pokolenia, które zupełnie nie widzi sensu w posiadaniu i kumulowaniu dóbr. Zamiast tego woli je po prostu używać – płacić nie za posiadanie a za ich używanie. Usługi „chmurowe” są tego najlepszym przykładem. Nie potrzeba już coraz lepszego sprzętu dla użytkownika – bo liczy się tylko dostęp. Żeby więc sprzedać sprzęt trzeba postawić na marketing – unikatowość, pożądane logo, etc. Ale i tu zaczyna się kontestacja, bo nie dość, że „młodzi” chcą używać to jeśli jednak mają coś kupić musi to być indywidualne – niemasowe. To samo tyczy się programów komputerowych, których nikt już nie chce instalować u siebie tylko chce mieć do nich dostęp on-line, nawet konserwatywny segment gier nie jest się w stanie już dłużej opierać i wchodzi do „chmury”.

3

A co to wszystko ma do mini-biur? Słowem kluczem jest elastyczność, którą takie usługi zapewniają. Zobaczmy jak to wygląda „w normalnym świecie” – scenariusz jest mniej więcej taki:

1.) założenie firmy

2.) podpisanie umowy najmy lokalu na siedzibę

3.) wzięcie kredytu/pożyczki/leasingu na remont/dostosowanie oraz wyposażenie siedziby w stanowiska pracy – do tego dochodzą jeszcze koszty związane z odpowiednim zaaranżowaniem przestrzeni, tak żeby pracownikom dobrze się tam pracowało – a więc trzeba zapewnić zaplecze socjalne, miejsce do relaksu, salkę konferencyjną do prowadzenia narad/odpraw i/lub spotkań z klientami, etc – tak więc, żeby mieć miejsce na 5 stanowisk pracy trzeba efektywnie wynająć około 50-60 m2 powierzchni

4.) praca do momentu większego zlecenia, na potrzeby którego trzeba znaleźć i wyposażyć nowe biuro

A jak to wygląda w modelu mini-biura?

1.) założenie firmy – już na tym etapie można skorzystać z pomocy mini-biura, a konkretnie z usług dodatkowych (prawnik / księgowy)

2.) podpisanie umowy najmu lokalu na siedzibę – jest to umowa ramowa, w której otrzymuje się dostęp do własnego (zamykanego, wydzielonego) biura wraz z dostępem (gratis lub w/g cennika) do usług dodatkowych – a więc w przyszłości nie trzeba zawierać nowych umów – a płaci się tylko za to z czego rzeczywiście się korzysta

3.) kredyt/pożyczka/leasing – nie dotyczy! – wszystko wliczone jest w cenę najmu, na co wystawiana jest faktura, która w całości wchodzi w koszty (przy najmie 2000 zł + VAT, efektywny koszt, po uwzględnieniu tarczy podatkowej, to 1620,00 zł); innymi słowy w cenie najmu ma się już zdyskontowane wszelkie nakłady na lokal – łącznie z mediami!

4.) w przypadku większego zlecenia, w ramach podpisanej umowy ramowej można dowolnie zwiększać ilość stanowisk do pracy w ramach przestrzeni open-space w tym samym budynku – co umożliwia pełną integracją z już zatrudnionymi pracownikami, oraz łatwy nadzór nad nimi; a po kontrakcie? – nie trzeba zmieniać siedziby na mniejszą :); wbrew pozorom to ogromne oszczędności! – bo każda zmiana biura to nie tylko koszty zmian w urzędach, ale także ogromna dezorganizacja pracy a co za tym idzie wydłużenie terminów realizacji, mniejsza ilość zleceń, etc.

4

Mini-biura to także odpowiedź na zapotrzebowanie samych pracowników – czyli na stworzenie warunków ułatwiających pracę: kontakt z innymi ludźmi, przestrzeń wypoczynkowa (ogród zawsze jest wielkim atutem), zaciszne/kultowe (czyli odchodzące od sztampy) miejsce, urządzone „swojsko”, w którym człowiek po prostu czuje się dobrze. Wiadomo, że przez taką indywidualizację, nie każdy obiekt biurowy będzie każdemu pasował – ale właśnie o to chodzi – o różnorodność.

„Wisienką na torcie” jest jednak tzw usługa „wirtualnego sekretariatu”, która tak na prawdę jest podstawowym źródłem przychodu właścicieli kompleksów mini-biur. Usługa ta polega na tym, że w sekretariacie kompleksu (wydzielona przestrzeń) zatrudnione są profesjonalne sekretarki – czyli takie, za które normalnie trzeba zapłacić >5000 zł/mieś (koszt całkowity zatrudnienia), które obsługują wiele firm równocześnie. Nie ma bowiem co ukrywać, że w normalnej firmie ciężko jest na siłę znaleźć sekretarce pracę na cały etat a przecież musi być cały czas obecna by odbierać telefony czy wpuszczać kontrahentów. Innymi słowy podpisując umowę mini-biura nie musisz zatrudniać sekretarki (etat) bo w cenie (w podstawowym koszcie) będzie ona kierować Twoich kontrahentów do Twojego mini-biura i udzielać podstawowych informacji, a w dodatkowej opłacie także odbierać Twoje telefony, przekazywać pocztę, obsługiwać „ogólnego maila”, umawiać spotkania z klientami, etc.

Co ciekawe takie kompleksy mini-biur nie doczekały się jeszcze własnej nazwy i dosyć często korzystają z pojęcia coworkingu, choć nim przecież de facto nie są.

Jeden z nich – w którym mam swój skromny współudział 🙂 – właśnie się zbiera do wystartowania 🙂 – jeśli chcesz zająć fajne miejsce w polskiej Dolinie Krzemowej – serdecznie zapraszam – WeROCK. A jeśli jeszcze nie chcesz – może masz znajomych, którzy szukają właśnie takiego rozwiązania – wtedy tym bardziej NAPISZ :).

5

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *